1. Mục đích

Chính sách này quy định các nguyên tắc, quy trình và tiêu chuẩn trong hoạt động mua hàng – nhằm đảm bảo việc lựa chọn, đánh giá và hợp tác với nhà cung cấp được thực hiện minh bạch, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho công ty.

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả hoạt động mua sắm vật tư, linh kiện, thiết bị, máy móc, công cụ, dịch vụ kỹ thuật và phụ tùng phục vụ sản xuất – kinh doanh của Công ty Cơ khí Thái Long

3. Nguyên tắc chung

• Ưu tiên chất lượng, tiến độ và uy tín của nhà cung cấp.

• Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện khách quan, công bằng, có báo giá và phê duyệt rõ ràng.

• Tất cả giao dịch mua hàng đều phải có hợp đồng, phiếu nhập, chứng từ thanh toán hợp lệ.

• Bảo mật tuyệt đối thông tin về giá, quy cách kỹ thuật và điều khoản hợp đồng.

4. Quy trình mua hàng

1. Đề xuất nhu cầu: Bộ phận sản xuất hoặc kỹ thuật lập phiếu đề nghị mua hàng, nêu rõ chủng loại, số lượng, yêu cầu kỹ thuật.

2. Tìm kiếm & báo giá: Phòng Mua hàng liên hệ ít nhất 2–3 nhà cung cấp để lấy báo giá và so sánh.

3. Phê duyệt: Ban Giám đốc xem xét và duyệt chọn nhà cung cấp phù hợp.

4. Ký hợp đồng / Đặt hàng: Thống nhất điều khoản, thời gian giao hàng, thanh toán, bảo hành.

5. Nghiệm thu & thanh toán: Bộ phận kỹ thuật kiểm tra hàng hóa; kế toán thanh toán theo điều khoản đã ký.

5. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp

• Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm;

• Có năng lực sản xuất, cung ứng ổn định;

• Báo giá hợp lý, cạnh tranh;

• Thực hiện đúng tiến độ giao hàng;

• Có chế độ bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật tốt.

6. Điều khoản thanh toán

• Thông thường thanh toán theo tiến độ: 30% đặt cọc – 70% sau khi nhận đủ hàng và hóa đơn.

• Trường hợp đặc biệt sẽ được quy định cụ thể trong hợp đồng.

• Mọi thanh toán phải qua tài khoản công ty để đảm bảo minh bạch và kiểm soát nội bộ.

7. Chính sách hợp tác lâu dài

• Công ty ưu tiên hợp tác bền vững với những nhà cung cấp đáp ứng tốt yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và thời gian.

• Các nhà cung cấp xuất sắc sẽ được đưa vào danh sách đối tác chiến lược và ưu tiên trong các đơn hàng tiếp theo.